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Elaborando el plan de Comunicación

No existe un guion o esquema universalmente aplicable para crear nuestro Plan de Comunicación, aunque sí podemos seguir algunas normas generales comúnmente aceptadas y que deberemos tener en cuenta. En este artículo compartiré algunos apartados que creo podría venirte bien desarrollar y te doy algunas pistas y sugerencias para completar esos apartados.

Análisis previo y conocimiento de la realidad

Antes de empezar a andar un nuevo camino, se trata de conocer de dónde partimos. En esta fase previa podremos crear el grupo motor que dinamice la creación del plan, así como identificar otras personas que formarán parte de la creación del mismo y en qué momentos nos coordinaremos.

Podés usar algunas técnicas de análisis como:

  1. Cuestionarios y encuestas. Puedes realizar cuestionarios a tus compañeros preguntando por cómo perciben la comunicación en la entidad, qué lemas o mensajes les llegan, grado de satisfacción con los canales de comunicación interna…
  2. Un DAFO comunicacional. Consiste en realizar una tabla donde volcaremos las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades detectadas que tengan que ver con la comunicación actual. Esta técnica conviene hacerla en grupo.

Matriz FODA

Se trata de una herramienta de diagnóstico y planificación que sirve para describir la posición actual en la que se encuentra nuestra organización, programa u actividad y para delinear estrategias en función de ella. La matriz FODA adquiere su nombre a partir de los elementos que se ponen en juego para el análisis:

Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas

Estos elementos responden a los siguientes interrogantes en búsqueda de respuestas colectivas:
¿Cuáles son nuestras fortalezas institucionales?
¿Cuáles son las oportunidades que el entorno nos brinda?
¿Qué debilidades tiene nuestra organización?
¿Cuáles son las amenazas que tenemos por delante?

Foda 

La matriz FODA permite diagnosticar tanto una problemática comunicacional específica como la situación comunicacional en general de la organización, incluyendo su posición en el contexto, su estado interno, para luego definir y planear su rol y acción en función de lo descrito.

La FODA se compone de aspectos internos y externos, por lo cual cuando llevemos a la práctica esta herramienta será necesario tener en cuenta ambas dimensiones contrastando el diagnóstico interno con el externo.
Para hacerlo, luego de responder las preguntas iniciales que propone la FODA, será conveniente discutir grupalmente cómo se pueden explotar al máximo las fortalezas, aprovechar las oportunidades, superar las debilidades y neutralizar las amenazas.

A partir de este esquema, podemos ver con claridad que a través de la FODA diagnosticamos, pero también planificamos. Así, su principal ventaja es que permite esquematizar rápidamente los principales aspectos de aquello que estamos relevando y, al mismo tiempo, proponer líneas estratégicas para abordarlo.

Recreando una FODA comunicacional

En términos comunicacionales, y a modo de
ejemplo, mencionaremos lo que podría ser
una fortaleza y una debilidad en el marco de
una OSC:
Fortaleza: contar con un área de comunicación conformada y con una persona que
desarrolle el rol de comunicador.
Debilidad: tener un equipo de trabajo muy
fragmentado y con serias dificultades para
relacionarse y compartir información entre sí.

Dentro de los externos

Dentro de los externos, indicaremos una
potencial oportunidad y una amenaza:
Oportunidad: contar con un nuevo software
comunicacional para administrar los contactos
y facilitar la difusión que se está brindado de
forma gratuita a las OSC.
Amenaza: por un problema político dentro
del área de comunicaciones a nivel estatal
municipal, suspendieron el apoyo económico y
acompañamiento técnico de iniciativas comunicacionales en el área de influencia de la OSC.

LO MÁS IMPORTANTE DEL ANÁLISIS FODA ES AVANZAR SOBRE LA GENERACIÓN DE TRAYECTOS, VINCULANDO NUESTRAS FORTALEZAS CON LAS OPORTUNIDADES, CONSIDERANDO LAS AMENAZAS Y BUSCANDO LA MANERA DE CONTENER NUESTRAS DEBILIDADES PARA GENERAR ACCIONES CON OBJETIVOS CLAROS QUE PERMITAN ACERCARNOS AL PUNTO DE DESARROLLO QUE DESEAMOS ALCANZAR.

El árbol de problemas

Técnica inspirada en el mundo de la animación sociocultural. Sirve para analizar problemas concretos y podemos adaptarlo a diversos ámbitos de la comunicación.

Al igual que la matriz FODA, el árbol de problemas es una herramienta de diagnóstico y planificación que nos permite abordar una problemática y enfocarnos en su análisis desde los diversos aspectos que pueden afectarla. La cuestión principal que se debe tener en cuenta es la delimitación del problema y la identificación de sus causas y consecuencias. Su objetivo es construir desde un problema todas las ramificaciones que con este se vinculan para priorizarlas en función de su importancia e incidencia. A medida que vamos ampliando las ramas —hasta el máximo de profundidad deseada—, podremos pensar en la solución y consolidar estrategias que se orienten a revertir ese camino.

ÁRBOL DE PROBLEMAS NOS PERMITE REVISAR TODO EL PROCESO DE UNA PROBLEMÁTICA, IDENTIFICANDO LAS PRINCIPALES CAUSAS, SUS IMPACTOS Y LAS CONSECUENCIAS QUE DERIVAN O SE VINCULAN CON ELLAS PARA LUEGO PODER TRABAJAR EN TRAYECTOS DE ESTRATEGIAS Y ACCIONES PARA RESOLVER EL PROBLEMA.

¿Cómo podemos elaborar un árbol de problemas? Veamos los pasos que nos permiten su puesta en práctica:

Paso 1: identificar el problema principal y formularlo en pocas palabras.
Paso 2: anotar las causas del problema principal y sus consiguientes ramificaciones.
Paso 3: detallar los efectos principales provocados por el problema central y sus consiguientes derivaciones.
Paso 4: elaborar un esquema que muestre las relaciones de causa y efecto en forma de árbol.
Paso 5: revisar el esquema completo y verificar su lógica e integridad.

Pongamos en práctica el proceso a través de un ejemplo:
La OSC Grandes Esperanzas tiene como misión acompañar a personas con discapacidades motrices en su inserción laboral. Para realizar esta labor desarrolla actividades de sensibilización en empresas y programas de acompañamiento y seguimiento de sus destinatarios en el lugar de trabajo.

Grandes Esperanzas realiza la mayor parte de su trabajo de forma voluntaria. Su staff está compuesto sólo por tres personas que cumplen las siguientes funciones: director ejecutivo, secretaria y responsable de los programas.
Entre sus principales problemas se encuentra la alta deserción de voluntarios y las dificultades para realizar los seguimientos de los más de cuarenta destinatarios de la organización, que son periódicamente visitados por la responsable del programa y alrededor de quince voluntarios. Al recabar información y entrevistar a los actores (staff, voluntarios actuales y los que pasaron), se comenzaron a identificar algunos aspectos que podían vincularse con la alta deserción.
Por ejemplo, la organización no realizaba seguimientos de las actividades de los voluntarios y tampoco mantenía un calendario de visitas claro y consensuado entre OSC, voluntarios y destinatarios. No había instancias en las que el staff y los voluntarios intercambiaran información y se percibía que la OSC no reconocía la labor de los voluntarios. Se señaló también la falta de tiempo, la delimitación de las tareas, la coordinación y el planteo de objetivos. Y todo ello redundaba en el descontento, la falta de cobertura para el programa y el incumplimiento de los objetivos institucionales.
Si analizamos este ejemplo y seguimos los pasos que antes definimos, podemos, entonces, arribar al gráfico del Árbol de problemas que veremos en la siguiente página:

Grupos de discusión

Podemos convocar a uno o varios pequeños grupos con un guion o preguntas para facilitar un debate sobre la comunicación en la entidad.

A modo de cierre de este apartado, recordemos que el uso de estas herramientas puede servir como parte de un proceso de diagnóstico y planificación participativa de la comunicación, buscando que permitan el intercambio de visiones y conocimientos de los distintos miembros de una OSC, para generar respuestas creativas a problemas compartidos.

 

 

Preguntas que deberíamos hacernos..

¿Qué tanto nos hemos mirado a nosotros mismos como organización en el último tiempo? ¿En qué aspecto nos conocemos más y en cuál menos?

¿Qué tipo de proceso de diagnóstico y planificación podríamos encarar según nuestra cultura organizacional? ¿Qué herramientas de diagnóstico y planificación podríamos desarrollar en nuestra organización para conocer en profundidad nuestra situación comunicacional? ¿Cómo podríamos trabajarla de manera participativa?

¿Qué aspectos sería relevante analizar a la hora de realizar un pre diagnóstico comunicacional de nuestra organización? ¿Cuáles son las necesidades o problemas de comunicación principales?, ¿son percibidos colectivamente?

¿Cuáles son las fortalezas comunicacionales de nuestra organización? ¿Qué oportunidades del contexto podríamos aprovechar?

¿Qué aspecto de la comunicación de nuestra organización es débil? ¿Cuáles son las amenazas externas a las que tendríamos que estar atentos?

¿Cuáles son los grupos de interés que se vinculan con el cumplimiento de nuestra misión? ¿Existen otros grupos con los que deberíamos relacionarnos y no lo hacemos?

¿Quiénes trabajan en el área de comunicación?
¿Tenemos voceros designados en nuestra organización?
¿Mi organización tiene sitio web?
¿Mi organización tiene redes sociales?
¿Hacemos envíos masivos de emails?
¿Seguimos las métricas?
¿Tenemos formularios de donaciones?
Muchas otras preguntas más.…

 

En el próximo artículo seguiremos desarrollando como hacer un plan de comunicación para una organización social

¿A quién te vas a dirigir mediante tus acciones de comunicación? De la capacidad de entendimiento entre tu ONG y tu audiencia dependerá el éxito o el fracaso a la hora de conseguir los objetivos.

Espero que este artículo te haya resultado útil.

Categorías: blogEmpoderarte

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